Publicatii

Care este procedura legală disponibilă în momentul de față pentru un antreprenor privitoare la comunicarea cu autoritățile statului (cereri, petiții, adrese, reclamații, răspunsuri)? Există diferențe față de situația existentă pre-COVID-19?  Și dacă da, care sunt acestea?

Odată cu adoptarea măsurilor restrictive impuse la nivel național din cauza existenței epidemiei de COVID-19, autoritățile statului au fost obligate să ia măsuri de limitare a contactului direct cu publicul al propriilor angajați, acolo unde acest lucru nu este posibil prin prisma tipului de activitate desfășurată fiind adoptate o serie de măsuri igenico-sanitare.

Dacă înainte de resimțirea efectelor pandemiei COVID-19 multe dintre solicitările antreprenorilor erau depuse în mod fizic de către aceștia ori transmise prin intermediul serviciului poștei române, în prezent, în scopul evitării oricărei posibile modalități de răspândire a virusului COVID-19, s-a realizat trecerea la comunicarea digitalizată a acestor solicitări. Aceste solicitari pot fi depuse fie în mod direct, de către antreprenor, fie de un împuternicit al acestuia, în persoana unui avocat care va acționa astfel ca un avocat online în relația cu instituțiile statului.

Autoritățile și instituțiile publice s-au conformat conținutului Ordonanței de Urgență nr. 38/2020 – privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică la nivelul autorităților și instituțiilor publice, care prevede următoarele: ,,Art. 5 (1) Începând cu data intrării în vigoare a prezentei ordonanțe de urgență, autoritățile și instituțiile publice au obligația primirii înscrisurilor semnate cu semnătură electronică.”

De asemenea, în vederea primirii documentelor electronice, autoritățile și instituțiile publice vor trebui să pună la dispoziția populației portaluri proprii sau vor utiliza astfel de instrumente puse la dispoziție de către terți. În situația în care primirea documentelor electronice nu se va putea realiza prin această modalitate, autoritățile și instituțiile publice vor utiliza în acest sens poșta electronică, corespondența putând fi realizată atât în mod direct între instituții și cetățeni, cât și prin intermediul unui reprezentant convențional, în persoana avocatului online.

Astfel, cu titlu de exemplu, reprezentanții Oficiului Național al Registrului Comerțului au informat publicul asupra faptului că, în contextul epidemiologic actual, procedura de înregistrare a profesioniștilor în cadrul acestei instituții poate fi realizată online, prin intermediul portalului de servicii.

Cu ocazia prelungirii stării de urgență pe teritoriul țării noastre, în cuprinsul Decretului nr.  240/14.04.2020 emis de Președintele României, sunt prevăzute câteva mențiuni în ceea ce privește modalitatea de comunicare a solicitanților cu reprezentanții O.N.R.C. Astfel, sunt instituite următoarele măsuri: ,,Art. 67 (1) Pe durata stării de urgență, activitatea oficiului registrului comerțului continuă în ceea ce privește înregistrarea mențiunilor privind persoanele juridice și persoanele fizice și se derulează prin mijloace electronice, în baza cererii de înregistrare și a documentelor anexate la aceasta în formă electronică, având încorporată, atașată sau logic asociată semnătura electronică extinsă, precum și prin corespondență, pe suport hârtie, în format letric. (2) Declarațiile pe propria răspundere pot avea formă de înscris sub semnătură privată ori formă electronică și pot fi transmise la oficiul registrului comerțului fără nicio altă formalitate. (3) Specimenul de semnătură, acolo unde legea prevede, se transmite la oficiul registrului comerțului legalizat de notarul public sau certificat de avocat ori sub forma unui înscris sub semnătură privată, fără nicio altă formalitate. (4) Activitatea de asistență pentru efectuarea procedurilor necesare înregistrării prin mijloace electronice se derulează prin mijloace electronice, iar activitatea de furnizare de informații din registrul comerțului și de eliberare de copii și certificate constatatoare, precum și activitatea de publicare și de furnizare a Buletinului procedurilor de insolvență se realizează prin mijloace electronice, precum și prin corespondență, pe suport hârtie, în format letric.”

De asemenea, în scopul prevenirii răspândirii epidemiei de COVID-19, Agenția Națională de Administrare Fiscală informează publicul asupra faptului că obligațiile fiscale vor fi îndeplinite utilizând metodele de comunicare la distanță prin intermediul Spațiului Privat Virtual (SPV) în ceea ce privește depunerea declarațiilor și obținerea de informații, urmând ca plățile aferente să fie efectuate prin internet banking sau ghiseul.ro. Totodată, informațiile generale privind domeniul fiscal și IT pot fi obținute în această perioadă prin apelarea Call-center-ului, la numărul de telefon 031 403 91 60. Contribuabili care nu sunt înregistrați în spațiul privat virtual pot utiliza formularul de contact pus la dispoziție pe portalul Agenției, pentru a putea obține informații generale în domeniul fiscal și IT.

Agenția Națională pentru Ocuparea Forței de Muncă a lansat în sprijinul cetățenilor, al companiilor private și al instituțiilor publice platforma digitală aici.gov.ro pentru încărcarea documentelor necesare acordării șomajului tehnic pentru angajații cărora li s-a suspendat temporar contractul individual de muncă din inițiativa angajatorului.

În funcție de procedura selectată, solicitantul trebuie să încarce în Portal diferite tipuri de documente, cu titlu de exemple în acest sens fiind: cererea de acordare a șomajului tehnic, declarație pe propria răspundere, cerere de acordare indemnizație, copie CI, listă sportivi, extras de cont, etc. Pentru documentele tipizate, formularele se pot descărca din Portal, se completează și se semnează digital sau olograf (semnătura olografă poate fi aplicată și direct în formularul descărcat de pe Portal, utilizând funcționalitatea de semnătură din Adobe Reader), după care se încarcă individual în secțiunea ,,încarcă” din dreptul fiecărui document. Toate aceste proceduri vor putea fi realizate și de către avocat, online, acesta putând redacta și documentele juridice aferente, în forma cerută de lege.

Cererea solicitantului va fi identificată printr-un număr unic de înregistrare, iar în urma trimiterii solicitării, atât inițiatorul, cât și un reprezentant al instituției selectate vor primi un e-mail de înștiințare în acest sens. Odată soluționată cererea, inițiatorul primește un e-mail cu documentul de răspuns, semnat electronic în prealabil de către funcționarul public al instituției emitente.

În timp, platforma aici.gov.ro își va extinde funcționalitățile, astfel încât să poată servi ca intermediar pentru înregistrarea documentelor adresate instituțiilor publice care nu au un sistem propriu de registratură online.

În concluzie, preocuparea continuă a instituțiilor statului de a de a reglementa necesitatea digitalizării comunicărilor este din ce în ce mai pronunțată, astfel după cum este prevăzut cu caracter de obligativitate în cuprinsul Ordonanței de Urgență nr. 38/2020 – privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică la nivelul autorităților și instituțiilor publice.